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Institutsassistent*in (70%)

Hochschule für Soziale Arbeit FHNW, Institut Integration und Partizipation


Flexibilität, Gestaltungsfreiraum, Kreativität, Interdisziplinarität - so arbeiten wir


Ihre Aufgaben:


Als Institutsassistent*in im Institut Integration und Partizipation unterstützen Sie die Institutsleiterin im Führungsalltag, sind verantwortlich für deren Terminplanung und Korrespondenz und arbeiten bei konzeptionellen Aufgabenstellungen mit. In enger Zusammenarbeit mit einer weiteren Institutsassistentin sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Aufgaben im Institut. Zu Ihren vielseitigen Aufgaben zählen:


Unterstützung bei der Personalführung und beim Erstellen des Jahresbudgets
Organisation und Vorbereitung der jährlichen Mitarbeitendengespräche (MAG)
Organisation von Sitzungen und Teamanlässen
Beschaffen, Aufarbeiten und Bereitstellen von Unterlagen
Verfassen von Sitzungsprotokollen und Berichten
Formatieren und Lektorieren von anspruchsvollen wissenschaftlichen Berichten und Manuskripten, ggf. auch in englischer Sprache
Unterstützung bei der Organisation, Planung und Durchführung von Fachtagungen des Instituts
Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragen
Koordination von administrativen Aufgaben mit den übrigen Bereichen (andere Institute der HSA, Weiterbildungsadministration, HR, Leiter Services)


Ihr Profil:

Sie sind eine kommunikative und selbstständige Persönlichkeit, die vorausschauend handelt und mitdenkt. Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Initiative und Weitsicht aus. Sie sind teamfähig, flexibel und anpassungsfähig. Auch in stressigen Situationen behalten Sie stets den Überblick und reagieren professionell auf Herausforderungen. Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen, Kenntnisse und Berufserfahrungen mit:


Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (EFZ)
Tätigkeit als Kaufmann / Kauffrau seit mindestens 5 Jahren
Weiterbildung im Office-Management oder Direktionsassistenz
Fundierte Anwendungskenntnisse in der Nutzung digitaler Tools (z.B. MS Office, Outlook, MS Teams, SAP)
Betriebswissenschaftliche Kenntnisse
Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
Umfangreiche Kenntnisse im Office-Management
Erfahrungen in der Organisation von Anlässen sowie in der Erarbeitung von Konzepten


Ihre Perspektiven:

Unsere attraktiven Anstellungsbedingungen umfassen eine hohe Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten und -ort. In der Zusammenarbeit werden an der Hochschule eine Kultur des Dialogs sowie eine transparente Kommunikation gepflegt, die von Wertschätzung und Vertrauen geprägt ist. Gestaltungs- und Handlungsspielräume betrachten wir als wichtige Ressourcen für Innovationen. Zudem werden die Vielfalt und Unterschiedlichkeit von Mitarbeitenden und Studierenden als Stärken der Hochschule gelebt.


Ihre Benefits:




Breites Hochschulsportangebot

Kulturprogramm mit Vorträgen, Konzerten, Theater und Filmen

Gelebte Praxis der Lohngleichheit von Frau und Mann

Jahresarbeitszeit (42 Stunden/Woche) mit Option auf Teilzeit und Homeoffice

Vielfältiges internes und externes Weiterbildungsangebot


Termin: Stellenbeginn per 2025 3 1 oder nach Vereinbarung.


Online bewerben


Ihr Arbeitsort:


Hochschule für Soziale Arbeit FHNW
Von Roll-Strasse 10
4600 Olten


Noch Fragen?


Zur Stelle:
Prof. Dr. Sibylle Nideröst, Institutsleiterin, Institut Integration und Partizipation, Kontakt: +41 62 957 21 08


Zum Bewerbungsprozess:
Marco Titzmann, Personalassistent, Kontakt: +41 62 957 21 78


Gehören Sie bald zu unserem Team? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis am 26.11.2024.

www.fhnw.ch/de/die-fhnw/soziale-arbeit





Marco Titzmann



Vertrag:
PART_TIME

Industrie:
Bildungswesen

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